Obsługa kilku czy kilkunastu firmowych adresów e-mail teoretycznie nie powinna być skomplikowana. W praktyce sytuacja robi się znacznie trudniejsza, gdy skrzynki znajdują się na różnych platformach, część wiadomości jest przekierowywana, a do odpowiadania wykorzystujemy dodatkowe tożsamości.
Przez długi czas korzystałem z rozwiązania opartego właśnie na jednej głównej skrzynce, przekierowaniach oraz dodatkowych tożsamościach. Pozwalało mi to odbierać wiadomości w jednym miejscu i odpowiadać z różnych firmowych adresów bez konieczności ciągłego logowania się do kolejnych webmaili.
Rozwiązanie działało dobrze — aż pewnego dnia OVH zaczęło odrzucać część wysyłanych wiadomości.
Problem, który początkowo wydawał się drobną zmianą techniczną, ostatecznie skłonił mnie do całkowitego przeorganizowania obsługi firmowej poczty. Po drodze przetestowałem kilka klientów pocztowych, między innymi Thunderbirda i Mailspring. Ostatecznie zdecydowałem się na Mailbird Premium.
Paradoksalnie problem z OVH wyszedł mi na dobre.
Wszystko zaczęło się od błędu OVH 550 5.7.1
Miałem główną skrzynkę pocztową działającą w OVH. Trafiały na nią również wiadomości przekierowywane z innych używanych przeze mnie adresów.
W webmailu miałem utworzone dodatkowe tożsamości. Dzięki temu wiadomość mogła przyjść na przykład na:
a ja, mimo pracy na głównej skrzynce:
mogłem odpowiedzieć klientowi jako:
Przez długi czas takie rozwiązanie działało.
W pewnym momencie OVH zaczęło jednak odrzucać niektóre wiadomości komunikatem:
Your message was blocked because the From address does not match your authenticated SMTP account.
Pojawiał się również kod:
550 5.7.1 – Rejected by policy: From header domain does not align with authenticated domain
Znaczenie komunikatu było dość jasne.
Do serwera SMTP następowało uwierzytelnienie przy użyciu głównego adresu, natomiast w polu nadawcy From: znajdował się adres należący do zupełnie innej domeny.
Dla mechanizmów bezpieczeństwa serwera mogło to wyglądać jak próba podszycia się pod innego nadawcę.
Najdziwniejsze było to, że niektóre tożsamości nadal działały
Gdyby OVH po prostu zablokowało możliwość wysyłania wiadomości z adresu innego niż konto uwierzytelnione w SMTP, sprawa byłaby prosta.
Tak jednak nie było.
W mojej konfiguracji można było znaleźć zarówno normalne skrzynki pocztowe, jak i przekierowania. Część działała na starszym systemie OVH wykorzystującym Roundcube, a inne skrzynki znajdowały się już na Zimbrze.
Sytuacja wyglądała mniej więcej tak:
| Rodzaj adresu | Platforma | Tożsamość |
|---|---|---|
| Główna skrzynka | Roundcube | działa |
| Dodatkowa skrzynka | Zimbra | działa |
| Inna dodatkowa skrzynka | Zimbra | nie działa |
| Przekierowanie | OVH | nie działa |
Nie można więc było zastosować prostej zasady, że przekierowania są blokowane, a normalne skrzynki działają.
Dwie normalne skrzynki znajdujące się na Zimbrze mogły zachowywać się inaczej.
Można oczywiście próbować analizować powiązania poszczególnych domen z platformami pocztowymi OVH, delegacje, aliasy i polityki anty-spoofingowe. Tylko że przy większej liczbie skrzynek zaczyna to być rozwiązaniem problemu, który właściwie nie powinien istnieć.
Można było przebudować pocztę w OVH, ale po co?
Jednym z potencjalnych rozwiązań było uporządkowanie wszystkiego po stronie OVH.
Zimbra oferuje między innymi delegowanie uprawnień oraz możliwość wysyłania wiadomości w imieniu innego konta. Można również tworzyć aliasy czy zastanowić się nad migracją starszych kont działających jeszcze na Roundcube.
Tyle że miałem już działającą infrastrukturę.
Wiadomości przychodziły prawidłowo. Skrzynki działały. Problem polegał głównie na tym, że chciałem wygodnie obsługiwać wiele adresów bez logowania się osobno do każdego webmaila.
Zamiast więc dostosowywać wiele skrzynek do jednego webmaila, postanowiłem odwrócić sytuację.
Potrzebowałem jednego programu, który dostosuje się do wszystkich moich istniejących skrzynek.
Czego oczekiwałem od klienta pocztowego?
Wymagania nie były szczególnie skomplikowane.
Program powinien obsługiwać wiele niezależnych kont e-mail, automatycznie konfigurować typowe połączenia IMAP i SMTP, poprawnie rozpoznawać foldery znajdujące się na serwerach oraz pozwalać wygodnie wybierać adres nadawcy.
Najważniejsze było jednak coś innego.
Każda skrzynka powinna wysyłać pocztę przez własne konto SMTP.
Jeżeli odpowiadam jako:
program powinien uwierzytelnić się w SMTP właśnie jako:
Wtedy serwer widzi:
SMTP AUTH: info@domena-a.pl
FROM: info@domena-a.pl
Nie ma konfliktu, nie korzystamy ze sztucznej tożsamości i nie pojawia się błąd dotyczący niezgodności domeny nadawcy z kontem SMTP.
Pozostawało tylko znaleźć odpowiedni program.
Thunderbird – darmowy i rozbudowany, ale nie dla mnie
Pierwszym naturalnym kandydatem był Mozilla Thunderbird.
To jeden z najbardziej znanych darmowych klientów pocztowych. Obsługuje IMAP, SMTP, wiele kont, foldery, podpisy i mnóstwo bardziej zaawansowanych funkcji.
Pod względem technicznym trudno mu wiele zarzucić.
Mnie jednak nie przekonał sposób pracy z programem. Szukałem rozwiązania możliwie minimalistycznego i niewymagającego dodatkowej uwagi. Nie odpowiadały mi również pojawiające się podczas pracy dodatkowe okna.
Chciałem programu działającego według zasady:
otwieram → piszę → wysyłam → koniec.
Nie chciałem poświęcać czasu na dostosowywanie programu do swoich przyzwyczajeń.
Dlatego Thunderbird odpadł.
Mailspring – bardzo dobry początek i problem z folderami
Kolejnym testowanym programem był Mailspring.
Pierwsze wrażenie było bardzo pozytywne. Interfejs jest nowoczesny, prosty i zdecydowanie bardziej minimalistyczny. Program obsługuje wiele kont, a darmowa wersja wydawała się interesującą alternatywą.
Niestety szybko pojawił się problem istotny przy dużej liczbie skrzynek.
Mapowanie folderów IMAP.
Serwery pocztowe nie zawsze nazywają swoje foldery identycznie. Wysłane wiadomości mogą znajdować się w folderze Sent, Sent Messages albo jeszcze innym. Podobnie wygląda sytuacja ze Spamem, Koszem czy Szkicami.
Mailspring nie zawsze automatycznie przypisywał je w sposób, którego oczekiwałem.
Przy jednej skrzynce ręczne wskazanie kilku folderów jest drobiazgiem.
Przy kilkunastu zaczyna się niepotrzebna praca:
Wysłane → ustaw folder.
Kosz → ustaw folder.
Spam → ustaw folder.
Szkice → sprawdź folder.
Następnie przechodzimy do kolejnego konta i zaczynamy od początku.
Właśnie tego chciałem uniknąć.
Mailspring może być bardzo dobrym rozwiązaniem dla wielu użytkowników, ale w moim przypadku nie spełniał podstawowego założenia: dodaję konto i od razu zaczynam z niego korzystać.
Mailbird – i nagle wszystko stało się proste
Następnym programem, który postanowiłem sprawdzić, był Mailbird.
Tutaj właściwie od początku zauważyłem różnicę.
Dodanie kolejnej skrzynki było bardzo proste. Program poprawnie radził sobie z konfiguracją i, co szczególnie istotne, dobrze rozpoznawał istniejące foldery IMAP na serwerach OVH.
Nie musiałem ręcznie konfigurować struktury folderów każdego konta.
Dodałem kolejne skrzynki i po prostu działały.
To było dokładnie to, czego szukałem.
Roundcube, Zimbra i różne domeny w jednym miejscu
Jedną z największych zalet takiego rozwiązania jest to, że przestaje mnie właściwie interesować, jaki webmail znajduje się po drugiej stronie.
Jedna skrzynka może działać na starszej usłudze wykorzystującej Roundcube.
Druga może być na Zimbrze.
Trzecia może znajdować się na jeszcze innej usłudze obsługującej standardowe IMAP i SMTP.
Dla mnie wszystkie znajdują się w jednym programie.
Nie muszę otwierać kilku stron, pamiętać różnych adresów webmaili ani zastanawiać się, na której platformie znajduje się konkretna domena.
Problem OVH z tożsamościami praktycznie przestał istnieć
To jest najważniejszy rezultat całej zmiany.
Wcześniej próbowałem wysyłać wiadomość z głównej skrzynki, zmieniając jedynie tożsamość nadawcy.
Serwer widział więc przykładowo:
uwierzytelnione konto: biuro@domena-b.pl
nadawca: info@domena-a.pl
i mógł taką wiadomość zablokować.
Po dodaniu obu skrzynek do Mailbirda każda korzysta z własnego połączenia SMTP.
Gdy odpowiadam jako info@domena-a.pl, Mailbird korzysta z SMTP tego właśnie konta.
Problem zostaje rozwiązany u podstaw, zamiast być obchodzony kolejnymi wyjątkami.
Wspólna skrzynka i możliwość wyboru nadawcy
Przy większej liczbie kont bardzo wygodna okazuje się możliwość pracy ze wspólnym widokiem poczty.
Nie oznacza to jednak, że wszystkie skrzynki zostają fizycznie połączone. Nadal są niezależne.
Jeżeli wiadomość przychodzi na konkretny adres, odpowiedź domyślnie wychodzi właśnie z niego.
Jeżeli natomiast chcę użyć innego konta, mogę zmienić adres nadawcy.
Po krótkim okresie przyzwyczajenia okazuje się to bardzo naturalne.
Podpisy i stopki – mała funkcja, która oszczędza dużo pracy
Bardzo spodobało mi się również zarządzanie podpisami.
Przy wielu firmowych skrzynkach często zdarza się, że kilka adresów korzysta z identycznej albo bardzo podobnej stopki.
Zamiast tworzyć tę samą stopkę osobno dla każdego konta, w Mailbirdzie można przygotować podpis jeden raz, a następnie przypisać go do wielu adresów e-mail.
To drobiazg, ale właśnie takie drobiazgi decydują o wygodzie podczas codziennej pracy.
Tworzę podpis raz, przypisuję go do odpowiednich skrzynek i temat jest zamknięty.
Mailbird pomógł mi również posprzątać foldery na serwerach
Tutaj pojawiła się dodatkowa korzyść, której początkowo nawet nie brałem pod uwagę.
Po wielu latach korzystania z różnych webmaili i klientów pocztowych na serwerach mogą pozostawać różne foldery:
Sent
Sent Messages
Junk
Spam
Trash
Deleted
i inne pozostałości wcześniejszych konfiguracji.
Mailbird poprawnie je wykrywa.
Dzięki temu można sprawdzić, co faktycznie znajduje się na serwerze, i uporządkować niepotrzebne foldery bez ciągłego przechodzenia pomiędzy różnymi webmailami.
Trzeba oczywiście uważać, żeby przed usunięciem folderu sprawdzić jego zawartość i upewnić się, że nie jest wykorzystywany przez inne urządzenie lub klienta pocztowego.
Ale możliwość zrobienia porządku bezpośrednio z jednego programu jest bardzo wygodna.
A co z synchronizacją poczty?
Mailbird korzysta ze standardowego IMAP, dlatego wiadomości nadal znajdują się na serwerach pocztowych.
To ważne.
Program nie powoduje, że cała poczta nagle istnieje tylko na jednym komputerze.
Jeżeli wiadomość zostanie przeczytana, przeniesiona do folderu albo usunięta, odpowiednia informacja jest synchronizowana z serwerem. Podobnie wygląda sytuacja z wiadomościami wysłanymi.
Dzięki temu nadal można korzystać z webmaila albo innego urządzenia.
Mailbird jest klientem pocztowym, a nie zamiennikiem samego serwera pocztowego.
Dlaczego ostatecznie zdecydowałem się na wersję Premium?
Po przetestowaniu programu doszedłem do wniosku, że dalsze szukanie darmowej alternatywy nie ma większego sensu.
Darmowy program jest świetnym rozwiązaniem, jeżeli spełnia nasze wymagania.
Jeżeli jednak codziennie obsługujemy wiele firmowych skrzynek, warto również policzyć czas poświęcany na ręczne konfigurowanie folderów, przełączanie się pomiędzy webmailami czy rozwiązywanie problemów z wysyłką.
Zdecydowałem się więc na Mailbird Premium w wariancie jednorazowej płatności.
Dodatkowo wybrałem opcję dożywotnich aktualizacji.
W momencie mojego zakupu koszt wynosił około:
92 € – Mailbird Premium
oraz dodatkowo:
59 € – dożywotnie aktualizacje.
Ceny oczywiście mogą się zmieniać, dlatego warto traktować te kwoty jedynie jako informację o warunkach dostępnych w momencie zakupu.
Dodatkowa licencja Premium w promocji
Po zakupie okazało się, że oferta zawierała jeszcze jeden bonus.
W ramach promocji typu Buy One, Get One Free otrzymałem możliwość odebrania drugiej licencji Premium dla innego użytkownika.
W przypadku zastosowania firmowego jest to bardzo przydatne. Druga osoba może korzystać z własnej licencji, zamiast współdzielić dane właściciela pierwszej.
Nie wiem oczywiście, jak długo taka promocja będzie dostępna, dlatego nie traktowałbym jej jako stałego elementu oferty. W moim przypadku była jednak dodatkowym argumentem przemawiającym za opłacalnością zakupu.
Faktura dla firmy
Istotna była dla mnie również możliwość otrzymania prawidłowego dokumentu zakupu.
Podczas składania zamówienia można było podać dane firmowe oraz numer VAT. Po zakończeniu transakcji faktura była dostępna w systemie obsługującym płatność.
Zakup programu do zastosowania firmowego nie powodował więc pod tym względem dodatkowych komplikacji.
Thunderbird, Mailspring czy Mailbird?
Po moich testach nie powiedziałbym, że któryś z tych programów jest obiektywnie najlepszy dla wszystkich.
Thunderbird jest darmowy, bardzo rozbudowany i ma ogromne możliwości. Dla wielu użytkowników będzie świetnym rozwiązaniem.
Mailspring oferuje bardzo przyjemny, nowoczesny interfejs. W moim przypadku przeszkadzała jednak konieczność ręcznego porządkowania mapowania folderów dla poszczególnych skrzynek.
Mailbird jest płatny, ale najlepiej spełnił moje najważniejsze wymaganie: miał być prosty i nie zmuszać mnie do zajmowania się rzeczami, które program powinien wykonać automatycznie.
Przy dużej liczbie skrzynek właśnie ta różnica okazała się dla mnie najważniejsza.
Czy warto kupić płatnego klienta pocztowego?
Jeżeli ktoś korzysta z jednego prywatnego adresu e-mail, prawdopodobnie nie.
Darmowy webmail albo jeden z bezpłatnych klientów pocztowych będzie w zupełności wystarczający.
Sytuacja zmienia się, kiedy każdego dnia obsługujemy wiele firmowych skrzynek znajdujących się w różnych domenach i na różnych platformach.
Wtedy nawet kilka minut dziennie zaoszczędzonych na logowaniu, przełączaniu kont czy poprawianiu konfiguracji zaczyna mieć znaczenie.
Program pocztowy jest przecież narzędziem używanym praktycznie codziennie.
Problem, który ostatecznie doprowadził do lepszego rozwiązania
Cała historia rozpoczęła się od komunikatu:
550 5.7.1 – From header domain does not align with authenticated domain.
Początkowo chciałem po prostu sprawić, żeby stara konfiguracja OVH ponownie zaczęła działać.
Z perspektywy czasu dobrze się stało, że zacząłem szukać innego rozwiązania.
Tożsamości i przekierowania są bardzo wygodne przy kilku adresach. Kiedy jednak liczba domen i skrzynek rośnie, konfiguracja staje się coraz bardziej skomplikowana. Dochodzą różne serwery SMTP, polityki anty-spoofingowe, SPF, DKIM, DMARC, różne platformy pocztowe oraz ograniczenia poszczególnych usług.
Znacznie prostsza okazała się zasada:
każda skrzynka pozostaje niezależna i korzysta z własnego SMTP, ale wszystkie obsługuję z jednego programu.
Nie trzeba przebudowywać działającej poczty. Wystarczy zmienić sposób, w jaki z niej korzystamy.
Podsumowanie – Mailbird sprawdził się przy wielu skrzynkach
Przyzwyczajenie się do Mailbirda zajęło mi bardzo mało czasu. Program okazał się intuicyjny, prosty i dobrze dopasowany do obsługi wielu niezależnych kont.
Najbardziej doceniłem automatyczną konfigurację skrzynek, prawidłowe rozpoznawanie folderów IMAP, możliwość uporządkowania folderów znajdujących się na serwerach, obsługę wielu kont w jednym miejscu oraz bardzo wygodne zarządzanie podpisami.
Najważniejsza pozostaje jednak kwestia wysyłania poczty.
Każde konto może korzystać z własnego uwierzytelnionego SMTP, dzięki czemu nie muszę już opierać całego systemu na dodatkowych tożsamościach ustawionych w jednej głównej skrzynce.
W moim przypadku zakup Mailbird Premium z licencją bezterminową i dożywotnimi aktualizacjami okazał się bardzo dobrym rozwiązaniem.
Problem z OVH, który początkowo był wyłącznie irytującą przeszkodą, ostatecznie zmusił mnie do znalezienia znacznie wygodniejszego sposobu obsługi firmowej poczty.
I czasami właśnie tak powstają najlepsze usprawnienia — nie dlatego, że planowaliśmy coś zmieniać, ale dlatego, że stare rozwiązanie pewnego dnia przestało wystarczać.
